Accords de téléradiologie pour l’environnement de pratique de la radiologie d’aujourd’hui

Sandy Coffta.

Aujourd’hui, la situation a changé au point où les services de téléradiologie fournissent des rapports finaux. La téléradiologie est devenue un élément indispensable des pratiques de radiologie et est passée d’un centre de coûts à un centre de profit.

Les fournisseurs de téléradiologie font face à la même pénurie de radiologues que les cabinets de groupe et, étonnamment, ils demandent maintenant aux groupes de reprendre la responsabilité des appels de nuit et de fin de semaine ! Les pratiques sont devenues si dépendantes de la téléradiologie en tant que partie intégrante de leur pratique qu’elles manquent désormais de moyens de réponse à utiliser.

Dans le même temps, les services de téléradiologie souhaitent augmenter leurs tarifs pour couvrir l’augmentation des coûts de maintien des salaires et avantages sociaux de leur personnel.

Proactif vs. réactif

C’est maintenant le bon moment pour chaque groupe de radiologie de revoir son entente de service de téléradiologie. Même si tout fonctionne très bien pour le moment, comprendre les conditions qui permettraient au service de modifier les tarifs, les horaires de service ou de résilier le contrat est essentiel pour ne pas être pris par surprise.

Si des conditions défavorables sont trouvées, demandez-vous s’il est logique d’essayer de renégocier, mais sachez que la possibilité de renégocier pourrait être exactement ce dont le service a besoin pour invoquer sa propre idée d’une meilleure offre au détriment du groupe de radiologie. S’il n’y a rien dans l’accord qui permettrait au service d’apporter unilatéralement des changements à court terme, alors le groupe a la possibilité d’évaluer sa position et d’agir avec prudence.

Principales clauses contractuelles

Il existe plusieurs clauses contractuelles typiques qui peuvent avoir un impact important sur le groupe en dehors de la grille tarifaire.

Augmentations de taux futures. À quelle fréquence les taux peuvent-ils être modifiés et y a-t-il une limite aux augmentations ? L’utilisation du taux d’inflation (indice des prix à la consommation ou IPC) peut être une bonne idée selon l’environnement économique, mais le remboursement des médecins suit rarement l’inflation, il y a donc une inadéquation intégrée.

Faire correspondre les taux contractuels à la variation annuelle du barème des frais de Medicare serait formidable, mais probablement un non-démarrage. Si les parties peuvent convenir d’une augmentation annuelle fixe ou d’un plafond annuel qui ne peut être dépassé, cela pourrait être une bonne solution viable.

Les augmentations annuelles sont plus faciles à la fois pour la pratique et pour le service. Nous connaissons un groupe qui n’avait pas connu de changement de taux depuis plus de cinq ans mais qui fait maintenant face à une augmentation de 37 %, alors qu’une augmentation de 2 % par année les placerait à un peu plus de 10 % de plus que leur ancien taux.

Dispositions de résiliation. Les contrats de téléradiologie prévoyaient autrefois la possibilité de résilier avec un préavis de 60 à 90 jours, mais aujourd’hui, nous constatons qu’un préavis de 120 jours est courant. Même cette période plus longue n’est pas suffisante si le service décide de résilier soudainement l’accord, compte tenu du temps qu’il faudrait au groupe pour localiser et signer un nouvel accord de service, puis obtenir les nouveaux fournisseurs privilégiés et accrédités (les deux peuvent prendre au moins 90 jours si tout se passe bien).

Minimum mensuel garanti. Lorsque le groupe souhaite changer de fournisseur de téléradiologie, il supprime normalement l’ancien service pendant que le nouveau est mis en ligne. Cependant, si son contrat prévoit une mensualité minimale, alors le groupe doit faire attention à ne pas trop baisser le volume de l’ancien service lors de la transition sous peine de gaspiller de l’argent. C’est quelque chose qui peut être géré, mais garder toute garantie mensuelle aussi basse que possible jouera en faveur du groupe.

Coûts d’accréditation. Le coût d’obtention et de maintien des privilèges du personnel hospitalier et de l’accréditation du payeur peut s’additionner rapidement, c’est donc une bonne idée d’essayer de limiter le nombre de fournisseurs dans le pool du service de téléradiologie. Cela peut également aider à alléger le fardeau administratif de l’accréditation auprès des payeurs. Lorsque le service effectue le rapport final, le groupe doit être conscient d’être accrédité pour la facturation de Medicare dans l’État où la lecture a lieu, de sorte que le service limite le nombre d’États impliqués peut aider. Il est parfois possible de négocier un partage des coûts d’accréditation avec la société de téléradiologie.

Analyse de la grille tarifaire

Un groupe de radiologie envisageant de changer de fournisseur de téléradiologie pour quelque raison que ce soit sollicitera des propositions auprès d’un certain nombre de fournisseurs, et l’accent initial sera mis sur le barème des tarifs. Les aligner simplement côte à côte ne donnera pas une image précise de laquelle choisir.

Certains fournisseurs peuvent afficher un taux très favorable pour certaines procédures, mais des taux très élevés pour d’autres procédures. L’analyse nécessite une pondération en fonction du volume, comme nous le recommandons pour toute analyse de grille tarifaire. S’il y a un taux scandaleusement élevé pour une procédure qui est rarement effectuée, cela n’a pas autant d’importance que le taux pour les procédures les plus courantes.

Les données de volume doivent être pertinentes pour le travail à effectuer par le service de téléradiologie, de sorte que l’utilisation du volume global de la pratique ne fonctionnera pas. Les meilleures données comprendront le volume par procédure pour la période de couverture (par exemple, de 20 h à 7 h), séparément par jour de semaine et par week-end. Les factures du service historique peuvent être utilisées pour développer une moyenne mensuelle du volume. L’application du volume prévu à la grille tarifaire permettra au groupe de calculer son coût prévu pour le service. Ce coût mensuel peut ensuite être comparé entre les propositions des différents services.

Le coût mensuel peut être impacté par les heures de couverture. Si des données sont disponibles indiquant le volume d’examens par heure, le groupe peut évaluer s’il serait judicieux de démarrer le service de téléradiologie une heure ou deux plus tard dans la soirée.

Lorsque le service de téléradiologie fournit des rapports finaux, un autre élément de l’analyse des tarifs est le revenu qui peut être généré pour compenser le coût et créer un profit ou une perte pour le groupe. Il est important que le barème des honoraires du service de téléradiologie s’aligne sur les procédures facturables afin que les dossiers de facturation puissent être utilisés comme un outil pour vérifier directement les factures mensuelles.

Par exemple, un examen CT Abdomen & Pelvis doit être considéré comme une étude, et non comme deux études distinctes, car la facturation ne peut être effectuée que comme une procédure groupée. De même, lorsque la facturation se fera comme une procédure complète, le service ne devrait pas facturer deux examens limités.

Considérez le tableau des taux d’échantillonnage ci-dessous.

Prestation 1 Prestation 2 Prestation 3 Prestation 4 Prestation 5
TDM 56,75 $ 46,00 $ 40,00 $ 46,00 $ 58,50 $
Tête CT 56,75 $ 46,00 $ 40,00 $ 46,00 $ 49,25 $
TDM-abdomen/bassin 76,00 $ 60,00 $ 60,00 $ 70,00 $ 74,00 $
CT-thorax/abd/pelvis 135,00 $ 80,00 $ 88,00 $ 115,00 $ 103,25 $
radiographie 15,75 $ 14,00 $ 11,50 $ 12,50 $ 15,60 $
Ultrason 40,00 $ 33,00 $ 33,00 $ 37,00 $ 40,00 $
Médecine nucléaire 55,00 $ 35,00 $ 55,00 $ 40,00 $ 42,00 $
IRM 87,00 $ 60,00 $ 50,00 $ 72,00 $ 61,00 $
Angiographie IRM 87,00 $ 60,00 $ 55,00 $ 72,00 $ 61,00 $
Angiographie CT (CTA) 80,00 $ 55,00 $ 48,00 $ 58,00 $ 60,50 $
CTA-abdomen/bassin 95,00 $ 90,00 $ 72,00 $ 85,00 $ 85,00 $
CTA-abdomen/bassin avec ruissellement 175,00 $ 130,00 $ 72,00 $ 150,00 $ 150,00 $
CTA-thorax/abdomen/bassin 135,00 $ 115,00 $ 51,50 $ 114,00 $ 114,00 $

Quel service propose la meilleure offre ? Bien que le service 3 semble être le plus bas pour la plupart des examens, il n’est pas le plus bas pour tous. L’application du volume mensuel du cabinet à la grille tarifaire, ainsi que le calcul du montant facturable, nous permettent de bien comprendre l’impact de chaque grille tarifaire, comme indiqué ci-dessous dans le tableau ci-dessous.

Prestation 1 Prestation 2 Prestation 3 Prestation 4 Prestation 5
Revenu mensuel 134 332 $ 134 332 $ 134 332 $ 134 332 $ 134 332 $
Coût mensuel 139 078 $ 108 157 $ 98 858 $ 117 049 $ 129 778 $
perte de profit) (4 746 $) 26 175 $ 35 474 $ 17 283 $ 4 554 $

Il s’avère que le service 3 dans notre exemple offre le meilleur rendement de la pratique, produisant un bénéfice de 35 474 $ par rapport à une perte de 4 746 $ si le service 1 était sélectionné. Avec ce type d’analyse, il devient possible de calculer le profit ou la perte pour chaque procédure, puis de négocier et d’affiner la grille tarifaire en fonction des types d’examens qui seront lus le plus souvent par le service.

Conclusion

Que le cabinet de radiologie fasse face à une augmentation des tarifs ou envisage un changement de services de téléradiologie pour une raison quelconque, une analyse pondérée en fonction du volume est essentielle pour négocier le contrat le plus favorable. N’oubliez pas de prêter également attention aux autres clauses importantes du contrat.

Plus difficile à évaluer que le coût est la qualité des interprétations et la “compatibilité” des lecteurs d’astreinte avec le reste du groupe. D’autres mesures telles que le délai d’exécution et la communication avec les médecins prescripteurs doivent également être prises en compte.

Il faut beaucoup de temps, d’efforts et de dépenses pour effectuer le changement, le groupe doit donc s’assurer que les économies l’emportent sur ces facteurs. La forte demande actuelle de services de téléradiologie place le groupe en position de négociation, mais avec les bonnes données, un accord raisonnable peut être atteint.

Sandy Coffta est vice-présidente des services à la clientèle chez Healthcare Administrative Partners.

Les commentaires et observations exprimés sont ceux de l’auteur et ne reflètent pas nécessairement les opinions de AuntMinnie.com.

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